Det är viktigt att man i god tid före det att man skall hålla en konferens utför en god planering. Detta för att man skall kunna komma ihåg alla viktiga delmoment som konferensen skall innehålla. Om konferensanläggningen ligger en bit ifrån arbetsplatsen bör man vara ute i god tid före det datum då konferensen skall hållas, så att eventuella flygbiljetter eller tågbiljetter för alla deltagare kan bokas. På konferensplanering.nu finns en detaljerad lista över vad man bör tänka på inför en sammankomst. Sidan är mycket informativ och det rekommenderas att man besöker den som ett planerande delmoment inför alla konferenser. Nedan följer några punkter som kan vara viktiga att tänka på inför en konferens.

Delge deltagarna i god tid före konferensdatumet

Det är av en stor vikt att man informerar alla konferensdeltagare i god tid, så att de kan anmäla sig för konferensdeltagande. Om man inte kan hålla ett speciellt personalmöte rörande den kommande konferensen bör deltagarna tilldelas en skriftlig inbjudan per post. Detta för att man planeringsmässigt skall kunna veta hur stort deltagarantalet blir. Be om ett skriftligt svar så att anmälan kan anses vara bindande.

Beställ övernattning och mat inför konferensen

Om konferensen skall hållas över flera timmar eller till och med över en natt bör det serveras mat under konferensen och finnas bokade hotellrum. Även när konferensen endast varar under ett par timmar kan det vara trevligt med åtminstone en fikapaus som avbrott. Det kan vara jobbigt att sitta en hel dag och lyssna utan pauser, varför någon form av utskänkning får anses vara en nödvändighet under sammankomsten.

Skriv gärna ned på ett papper vad du skall tala om under konferensen

Det kan underlätta om man som talare har stödanteckningar för det tal som man skall hålla. Detta för att man inte skall komma av sig och glömma bort viktiga delar som man vill informera om. Använd gärna en overheadapparat så att inte konferensen blir jobbig att lyssna på. Det är trevligt om talet har inslag av bilder, så att den blir vilsam och underhållande att lyssna på.